Cinq questions à vous poser
Revient-elle souvent ?
Chaque jour ou chaque semaine. Plus une tâche se répète, plus le temps libéré compte.
Pouvez-vous l'expliquer à un nouvel arrivant ?
Si vous savez dire « dans ce cas, on fait ceci », l'agent pourra l'apprendre. Les règles se cachent souvent dans les habitudes de votre équipe.
Part-elle de documents ?
Factures, bons de commande, rapports, e-mails, formulaires : l'agent apprend sur ces documents réels.
Une erreur se repère-t-elle à temps ?
Pour démarrer, choisissez une tâche où un contrôle est possible. Les feux orange et rouge feront le reste.
Le gain se verra-t-il vite ?
Une tâche que votre équipe trouve longue et pénible est un bon début : tout le monde verra la différence.
Des exemples de bonnes premières tâches
- Saisir les factures fournisseurs et contrôler les montants.
- Préparer les rapports clients à partir de vos données et de votre modèle.
- Relancer les clients selon vos règles.
- Vérifier qu'un dossier est complet avant de l'envoyer.
- Trier les e-mails entrants et préparer les réponses.
- Répondre au téléphone et prendre les rendez-vous.
Ce qu'on garde pour plus tard
Les tâches qui demandent un jugement différent à chaque fois, celles qui n'arrivent qu'une fois par an, ou celles qui ne partent d'aucun document : elles ne sont pas idéales pour commencer. Elles restent à votre équipe, qui garde l'analyse et les décisions.
Un test simple
Essayez d'écrire la tâche en quelques phrases qui commencent par « si… alors… ». Si vous y arrivez, c'est une bonne candidate. Si vous hésitez, c'est justement l'objet de l'appel : nous la cherchons ensemble.
Avant l'appel
Pas besoin de préparer de documents. Pensez simplement à la tâche qui vous pèse le plus, et à la façon dont votre équipe la fait aujourd'hui. C'est tout ce qu'il faut pour 30 minutes utiles.